El trabajo en oficinas y la impresión documental

Littera scripta manet.

atque in memoria Usb et in redes

Es un tema muy complicado esto, yo creo que depende mucho del sector donde trabajes, tanto lo del papel como lo de no ir a la oficina.
Y con esto quiero decir que se avecina un tochazo importante

Lo del papel, seguro que acabará por quitarse de en medio, pero lo primero que tiene que pasar como ya han dicho por ahí, es que haya un apoyo estatal a esa política de ahorro... y ahora mismo pasa todo lo contrario. Las administraciones tanto locales tipo Ayuntamiento, como provinciales, etc, ni pensar que te van a aceptar una instancia enviada por email: todo debe seguir su procedimiento con su correspondiente impreso a rellenar. Otro ejemplo son los juzgados, pasa lo mismo que con las anteriores, tienen tan hipernormalizados sus métodos y procedimientos funcionariales, que desde que te sales un pizco de ellos, olvídate de que te lo acepten siquiera.
Hacienda es un ejemplo de ponerse las pilas, estos sí que son listos , puedes presentar modelos vía telemática, en papel o como te de la gana, si es para pagar lo aceptan todo: con razón se dice que no hay mal pagador sino mal cobrador
Correos está a medias, se pueden solicitar vía telemática varios tipos de comunicaciones desde su web, sin embargo la última vez que lo miré, necesitabas software al uso para presentarlo y era bastante coñazo. A parte, olvídate de certificaciones vía telemática, con lo cual montón de comunicaciones no es posible hacerlas por esta vía.
Por otro lado la ley tampoco ayuda. Prácticamente en todas las leyes, en un lado o en otro, te piden comunicaciones fehacientes. Hasta aquí no vamos tan mal, porque ahora mismo la mayoría de los jueces aceptan un email con su seguimiento como comunicación fehaciente, pero es que muchas leyes exigen directamente cartas y/o burofax, lo cual tiene su punto de lógica, porque no todo el mundo tiene email, de hecho, ni siquiera todo el mundo tiene ordenador por raro que a nosotros nos parezca

Después está el tema de los sectores. Como ejemplo perfecto está el mío, la administración de fincas, uno de los sectores que más papel usa y archiva, si no es el que más.
¿Porqué? Pues ya no es que la ley nos obligue a archivar durante 5 años cada comunicación, factura, alta, baja y cualquier documentación de cada Comunidad de Propietarios, es que los propios propietarios también nos exigen esto por varias razones.
En la cuestión de las facturas de proveedores, es un problema práctico. Todas las facturas se pagan con cheque o transferencia, ya que estos dos métodos exigen la firma de 2 miembros de la Junta Directiva, quedando claro que no hay engaños a la hora de sacar el dinero de las cuentas de la Comunidad. Con las transferencias se podría hacer vía internet, pero tienes el problema de la responsabilidad de que ese dinero salga de la cuenta, que nadie quiere ni debe aceptar a solas, así que es necesario un papelito con las 2 firmas nombradas y la factura adjunta grapada para saber lo que se está firmando. Con los cheques también se adjunta factura para saber lo que se está firmando, y además "alguien" del proveedor tiene que firmar "algo" cuando se lleva el cheque, si no después te dicen que no les has pagado y a ver como demuestras tú que sí has pagado, por lo tanto también toca imprimir y archivar factura sí o sí.
Por otro lado están las comunicaciones a los propietarios. En realidad la mayoría de las comunicaciones que hay que enviar a los propietarios podrían mandarse por correo electrónico, pero claro, no todos tienen email(o siquiera ordenador), y de los que lo tienen no todos saben(o quieren) usarlo, así que te ves en la tesitura de elegir entre:

1- Mandas por correo un Acta de 15 páginas a 300 personas.
2- Mandas por email un Acta de 15 páginas a 50-100 personas que tienen email(sí, no os asombreis que esa suele ser la proporción actualmente, un tercio o menos), y a las otras 200 por carta, sabiendo que de ese tercio al que mandaste el email... pues no se, ponle entre 10 y 50(la mitad o menos) finalmente verán el correo electrónico, el resto no se enteran, ya sea porque no saben usarlo o porque sólo lo usan para mandarse correitos chorras y del resto pasan olímpicamente.

Con la opción 1 te aseguras de que todo el mundo tiene su oportunidad de recibir su carta, como te exige la ley. Con la opción 2 no tienes idea de lo que va a pasar Por tanto, la cosa está clara, eliges la opción 1, que supone 300x15=4500/2=2250 folios en limpio a doble cara, 300 sobres, 300 etiquetas para los sobres, si van certificados suma papelitos y pegatinas de correo certificado y por supuesto la mano de obra necesaria para imprimir, fotocopiar, ensobrar, pegar etiquetas de dirección y pegatinas de certificados. Eso sólo para una de las juntas que hayan en el edificio anualmente.

Todo esto por cada comunidad/edificio. Contando con que sólo en mi oficina llevamos más o menos 90 edificios... empezad a multiplicar por edificios en este país, y después en el resto de paises
Pues cualquier sector que se enfrente con una problemática similar(cualquiera que le exijan, tanto los clientes como la misma ley, tener un papelito para demostrar sus actividades), va a tener que imprimir y gastar muchos muchos papeles, y seguirá así durante un buen tiempo. Los primeros que se me ocurren son los bancos, agua y luz... no os imaginais el trasiego de cartas de estos 3 que hay en mi oficina, en serio, impresionan las torres de papeles.

Para los problemas que surgen de la ley o de los puros métodos administrativos hay muchas soluciones: el email, y el archivo informático a traves de escaneo/conversión a pdf de facturas mediante variados software que ya existen en el mercado para ello, son las más prometedoras en mi opinión. Pero para el problema de la desconfianza de la gente hacia tus actividades, tu propia desconfianza hacia el resto por el miedo a las posibles responsabilidades, el "afincamiento" en métodos y procedimientos por el típico "más vale malo conocido que bueno por conocer", la falta de costumbre a los medios informáticos... es decir, para los problemas sociales(incluyo aquí los generacionales, como estamos llamándolos), hay dificil solución. Pienso que cualquier solución que pretendamos que funcione a este respecto, debe pasar por dejar tiempo a la gente para que vaya acostumbrándose poco a poco.

En fin, me da a mi que menos de 10 años imposible, yo diría que 15 con buena voluntad, y vete a saber cuánto por las malas

Saludos.

Enorme aportación, aceptaría colaborar contigo en la redacción de...un contrato mercantil
No, en serio muy bien, muy real y seguramente cercano a la verdad: que en 15 años no quedan ni la tercera parte de mis clientes, que es lo que a mí me importa saber, porque no habrá desaparecido; pero menguado...de cojones...

Es que es un tema que me toca de cerca y que he pensado muchas veces, no sólo por el problema ambiental sino también por el ahorro de recursos y gastos que supone.

Lo de la redacción del contrato, cuando quieras te paso una plantilla

Saludos.

Esta guapo este hilo leyendolo he pensado en cuanto papel se gasta actualmente con la subida del tabaco.

¿De liar?

"carmeloc" escribió:

¿De liar?

Si de liar aunque no la quiero liar eh!!!

Yo ahora mismo miro este foro mientras copio un montón de artículos en pdf a mi lector de e-books.
Son para cosas del curro, y ya prefiero llevármelos todos en el aparatito este que estar cargando con miles de papeles.

Voy a sacar a la palestra otra cosa que creo tiene mucho que ver con lo que estamos hablando aquí: la protección de datos y su nueva ley.

La coña es que hoy ha venido a la oficina una chica de la empresa que hemos contratado para lo que nos toca de este tema(que es mucho como podreis imaginaros si leisteis mi post anterior), a explicarnos brevemente de qué va la cosa a uno de los jefes y a mi... que soy el que han cojio de pringao para hacer el cursillo de los Coj (no se de qué me quejo, el curso es una estupidez como una catedral de fácil, pero así todo jode).

Para empezar, ahora resulta que tendríamos que rellenar una "ficha" de medio folio cada vez que un dato sale o entra de la oficina, ya sea de un empleado, proveedor o cliente... Con los datos que di antes, 90 edificios con una media de propietarios entre 50 y 100, pongamos de 100 para facilitar cálculos(algunos tienen 5, otros 300 y pico), docenas y docenas de proveedores y 10 empleados... ¿Os imaginais cuantas veces al día sale o entra un dato de "alguien" en mi oficina? Correos electrónicos, cartas, llamadas telefónicas, el fontanero que pide teléfono del 5ºA para ir a arreglar, el abogado que necesita dirección del que hace ruidos, el seguro que pide cuenta bancaria de la comunidad, el touroperador que manda los turistas que entran, etc etc etc etc etc etc, no paramos todo el día de dar y recibir datos. No se, es demasiado difícil acertar y no me atrevo a dar un número... empezad a multiplicar contando con que de entrada son 9000 propietarios
Es absolutamente excesivo, en nuestro caso tendríamos que contratar a 2 personas mínimo sólo para vigilar la entrada-salida de datos y administrar las fichitas, sin contar la cantidad de fichas y carpetas para archivarlas(papel), claro
Ni que decir tiene, que esto no se hará

Todo esto es sólo con uno de los varios requerimientos que exige la nueva ley. Otro requerimiento, firmar un contrato de 8 páginas con cada una de las comunidades como que gestionamos los datos de todos los propietarios... y otro contrato más por cada presidente de comunidad... coño, si el presidente, por ley para poder ser presidente, tiene que ser propietario otia, si ya hemos firmado 90 contratos para los datos de los propietarios tonces una ley nos está obligando a firmar otros 90 por alguien que ya está incluido, por ley, en los 90 anteriores... ](*,)
La cosa sigue. Cada vez alguien que no sea un empleado de la empresa(por ejemplo servicio técnico) meta mano en un ordenador, hay que apuntarlo en otra correspondiente ficha(de papel); cada sitio donde hay una copia de seguridad de los datos debe estar en otra correspondiente ficha(de papel), y si alguno de estos sitios cambia, hay que apuntar la fecha del cambio y el nuevo sitio, a su vez, en otra ficha(de papel).

Habían como 2 o 3 requerimientos más, todos por supuesto contando con las fichitas(de papel), contratos(de papel), blablabla, en papel , y convenientemente archivaditos por si viene una inspección.
A todo esto yo planteo, a parte de la soberana estupidez de ley, no estupida por los objetivos sino por la absoluta falta de realismo en los medios de llegar a dichos objetivos(como siempre, vamos de un extremo a otro):

¿De qué sirve tener todo en formato informático, si después te obligan a imprimir una jodía ficha y un jodío contrato para cada jodío dato que tienes en el ordenador?

jajajajaj, es que me estoy riendo yo sólo delante del ordenador con todo esto de la ley esta
De verdad, aquí alguien tiene los conceptos mal encajados en la cabezota.

Saludos.

Exceso de información: redundancia y grasa
Y luego las administraciones que no se pasan los datos entre ellas.
Pero, chicos, volvamos al papel: Psgirl dice que e-book; hoy me he traido uno para que lo prueben a color, que se va a venderc a999 pavos, curioso, puede que cómodo para leer.
Por cierto, qué caros los libros de las editoriales...

"carmeloc" escribió:

...
Y luego las administraciones que no se pasan los datos entre ellas...

A mi esto me resulta de lo más curioso, porque ayuntamiento, gobierno comarcal, provincial, comunitario, nacional, tráfico, hacienda, consejerías, viceconsejerías, ministerios, diferentes juzgados en una misma ciudad, aduanas, guardia civil, policías, seguridad social, todos ellos y más pueden tener tus datos por distintas circunstacias, pero nunca nunca nunca se pasan los datos entre ellos incluso entre departamentos del mismo sitio, aunque estén un piso encima los unos de los otros... das tus datos hoy en el 5º piso del ayuntamiento y mañana tienes que darlos en el 4º

Y ahora todos ellos a rellenar miiiiiiles y miiiiiiiiiiiiles de fichitas

Saludos.

NUNCA,


según se cuenta en las oficinas, a pesar de lo que podría parecer obvio, el consumo de papel se ha incrementado exponenciamente en estos 20 años, debido a las múltiples comprobaciones posibles en papel, y aparte de comprobaciones,debido a la innumerable cantidad de resultados que ofrece el ordenador imprimibles en papel y que se deben o quieren presentar. De hecho ahora se piden muchos mas resultados y comprobaciones que antes por temas de calidad (por su facilidad de obtención= total, el ordenador te lo da)